Fiducia e responsabilità nella comunicazione

ONLUS, ODV/APS, Fondazioni, Cooperative sociali ed Enti religiosi hanno una missione chiara: offrire supporto, ascolto e servizi concreti a cittadini, beneficiari e donatori. In questo contesto, il numero verde rappresenta uno strumento prezioso: gratuito per chi chiama, facilmente riconoscibile e capace di trasmettere professionalità.

Tuttavia, dietro ogni chiamata si nasconde un tema delicato: la gestione dei dati personali. Nomi, numeri di telefono, richieste di supporto o informazioni su donazioni: tutti questi elementi rientrano nella sfera del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati).

Come può un’organizzazione non profit assicurare che il proprio numeroverde onlus sia non solo efficace, ma anche conforme alle normative? Vediamolo insieme.

Perché il GDPR è centrale per il numero verde

Un tema di fiducia

Chi chiama un numero verde di una ONLUS spesso condivide informazioni sensibili: dati anagrafici, condizioni personali o richieste di aiuto. Garantire la sicurezza di queste informazioni è fondamentale per rafforzare la fiducia dei cittadini.

Obblighi normativi

Il GDPR impone a tutte le organizzazioni, comprese quelle del Terzo Settore, di:

• trattare i dati solo per finalità specifiche,

• raccogliere il consenso quando necessario,

• conservarli in modo sicuro e per un tempo limitato.

Come gestire i dati in modo sicuro con un numero verde onlus

Definire le finalità del trattamento

Prima di attivare un numero verde, ogni ente deve chiarire:

• Perché vengono raccolti i dati? (es. assistenza, raccolta fondi, supporto tecnico).

• Come saranno utilizzati? (solo per la gestione della richiesta, oppure anche per comunicazioni future).

Informativa chiara e trasparente

È essenziale predisporre un’informativa sul trattamento dei dati, facilmente consultabile sul sito dell’ente e, se possibile, richiamata durante la chiamata al numeroverde.

Sicurezza tecnica

• Utilizzare fornitori di servizi che rispettino il GDPR.

• Proteggere le registrazioni delle chiamate con sistemi di crittografia.

• Limitare l’accesso ai dati solo al personale autorizzato.

Buone pratiche per ONLUS e APS

Formazione del personale

Gli operatori che rispondono al numero verde devono essere formati per:

• non raccogliere più dati del necessario,

• trattare le informazioni con discrezione,

• segnalare eventuali violazioni.

Conservazione limitata

Il GDPR richiede di non conservare i dati più a lungo del necessario. Una cooperativa sociale, ad esempio, può stabilire che le registrazioni delle chiamate vengano eliminate dopo 30 o 60 giorni, a meno che non vi sia un motivo legale per mantenerle.

Gestione dei diritti degli interessati

Chi chiama ha diritto a:

• accedere ai propri dati,

• chiederne la correzione,

• richiederne la cancellazione.

È quindi importante predisporre procedure chiare per rispondere a queste richieste.

Esempi pratici: numero verde e GDPR nel Terzo Settore

• Una fondazione sanitaria ha introdotto un messaggio iniziale che informa i cittadini sul trattamento dei dati, aumentando la trasparenza.

• Una APS locale ha integrato il proprio numeroverde con un CRM sicuro, garantendo che solo gli operatori autorizzati potessero accedere alle informazioni.

• Una cooperativa sociale ha ottenuto un risparmio del 20% sui costi grazie a un fornitore VoIP che offre anche certificazioni GDPR-compliant.

I benefici di un numero verde conforme al GDPR

• Maggiore fiducia da parte dei beneficiari e donatori.

• Riduzione dei rischi legali e sanzioni.

• Allineamento con i valori di trasparenza ed etica, fondamentali per le organizzazioni non profit.

Sicurezza e trasparenza come valori aggiunti

Il numero verde è molto più di un canale telefonico: è un simbolo di ascolto e affidabilità. Integrarlo con una gestione conforme al GDPR significa rafforzare la missione sociale dell’organizzazione, proteggere i cittadini e consolidare il rapporto con i donatori.

Un numeroverde onlus sicuro e trasparente diventa così uno strumento strategico, capace di unire comunicazione e responsabilità.

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